Raunverulegir eigendur: Skref í skráningu félagsamtaka
Íslensk lög um skráningu raunverulegra eigenda, með tilvísun í lög nr. 82/2019, leggja áherslu á að tryggja að allar félagasamtök og sambærilegir aðilar skrái raunverulega eigendur sína. Þessi framkvæmd er ekki aðeins til að uppfylla lagalegar kröfur heldur einnig til að auka gagnsæi og ábyrgð í rekstri félaga. Það er því nauðsynlegt að hafa skýra sýn á hvernig á að fylla út skjalið sem ber heitið Tilkynning um raunverulega eigendur - Félagasamtök og aðrir sambærilegir aðilar, með RSK númerið 17.28. Þeir sem framkvæma þessa tilkynningu þurfa að vera vel undirbúnir til að tryggja rétta skráningu.
Hverjir þurfa að skrá raunverulega eigendur?
Þegar félagasamtök eru stofnuð er skylda að skrá raunverulega eigendur þeirra. Raunverulegur eigandi er sá einstaklingur eða einstaklingar sem stjórna rekstri félagsins. Það geta verið einungis einn eða fleiri einstaklingar, allt eftir því hvernig stjórn félagsins er skipuð. Hér eru nokkur dæmi um hverjir gætu fallið undir þessa flokk:
- Stjórnarmenn: Þeir sem hafa formlegan titil og ábyrgð í stjórnarsetu.
- Framkvæmdastjórar: Einstaklingar sem stjórna daglegum rekstri félagsins.
- Prókúruhafar: Aðilar sem hafa umboð til að framkvæma ákveðnar aðgerðir fyrir félagið.
Þeir sem ekki skrá raunverulega eigendur sinna félagsins geta staðið frammi fyrir alvarlegum afleiðingum, þar á meðal sektum eða jafnvel lögbanni gegn rekstrinum.
Undantekningar
Þó að flest félagasamtök þurfi að skrá raunverulega eigendur, þá eru til undantekningar í tilvikum þar sem:
- SMÁFELAG: Ef félagið er litlaust og á ekki að stunda gróða, gæti það verið að undanskildur sé skráningu.
- Félög í ákveðnum geirum: Sum félög eins og trúfélög eða aðrir félagslegir aðilar sem ekki stunda atvinnurekstur gætu verið undanskilin.
Skrefin við að fylla út skjalið
Til að fylla út Tilkynningu um raunverulega eigendur er mikilvægt að þekkja skrefin sem fylgja. Hér að neðan eru skrefin sem nauðsynlegt er að fara í gegnum:
- Fáðu nauðsynleg skjöl: Þú þarft að hafa aðgang að öllum upplýsingum um stjórnendur og raunverulega eigendur, þar á meðal kennitölum og lögheimili.
- Fylltu út skjalið: Notaðu rétta reiti til að skrá nafn, kennitölu, lögheimili og ríkisfang hvers raunverulegs eiganda.
- Undirritun: Stjórnarmaður, framkvæmdastjóri eða prókúruhafi verða að staðfesta að allar upplýsingar séu réttar með undirritun sinni.
- Skilaðu skjalinu: Settu skjalið í póst eða skilaðu því rafrænt til Fyrirtækjaskrá.
Hvernig á að skila tilkynningunni?
Skjalinu er hægt að skila á tvo vegu, annað hvort með því að leggja það fram rafrænt á vefsíðu Fyrirtækjaskrá eða með því að senda það í pósti. Ef þú velur að senda það í pósti, þá þarftu að senda til:
Katrínartún 6, 105 Reykjavík
Þegar skjalið er sent í pósti, mælum við með að nota skráð póst til að tryggja að það berist á áfangastað.
Hvaða skjöl eru nauðsynleg?
Til að skrá raunverulega eigendur er nauðsynlegt að leggja fram ákveðin skjöl sem sanna hversu rétt áður en skráningin fer fram. Þessi skjöl geta verið:
| Skjal | Tilgangur |
|---|---|
| Fundargerð stjórnarkjörs | Sýnir hverjir eru í stjórn félagsins. |
| Vottorð úr fyrirtækjaskrá | Styrkir stöðu félagsins og þá sem tengjast því. |
| Ljósrit af vegabréfi | Fyrir þá sem ekki hafa íslenska kennitölu. |
Ráðleggingar um undirbúning skjala
Gakktu úr skugga um að öll skjöl séu í lagi, með réttu upplýsingunum. Mikilvægt er að hafa eftirfarandi í huga:
- Tryggja að nafn og kennitala sé rétt skráð.
- Staðfesta lögheimili hvers raunverulegs eiganda.
- Skjöl séu undirrituð af ábyrgðaraðila.
Afleiðingar mistaka við skráningu
Ef mistök verða við að skrá raunverulega eigendur gætu afleiðingarnar verið alvarlegar. Þessar afleiðingar geta verið:
- Seinagangur: Við skráningu á félaginu getur dregist á langinn ef það vantar nauðsynleg skjöl.
- Fyrirgefningar: Sektir gætu verið lagðar á í tilfellum þar sem upplýsingarnar eru rangar.
- Lögsókn: Í alvarlegum tilfellum gæti félagið staðið frammi fyrir lögsókn vegna rangra eða ófullnægjandi skráninga.
Tímasetningar fyrir skráningu
Það er mikilvægt að fylgja réttri tímasetningu til að tryggja að skráningin verði framkvæmd á réttum tíma. Hér eru nokkur atriði sem ber að hafa í huga:
- Skjalinu þarf að skila innan 4 vikna frá því að félagið var stofnað.
- Regluleg endurskoðun er nauðsynleg, þar sem breytingar á raunverulegum eigendum verða að skrást innan 30 daga.
Afleiðingar tímasetninga
Ef skjal er ekki skilað á réttum tíma getur það leitt til:
- Krafna um skráningu og sektir.
- Ómöguleiki til að sækja um leyfi eða framkvæma nauðsynlegar aðgerðir sem tengjast félaginu.
Samantekt: Hvað þarf að hafa í huga
Við að skrá raunverulega eigendur er mikilvægt að:
- Grípa til aðgerða strax við stofnun félagsins.
- Tryggja réttar upplýsingar séu skráðar.
- Skjöl séu undirrituð af viðeigandi einstaklingum.
Það er mikilvægt að verða sér úti um alla nauðsynlega aðstoð ef það eru einhverjar spurningar um skráningu raunverulegra eigenda. Fyrirtækjaskrá er aðgengileg fyrir allar upplýsingar og aðstoð. Einnig er mikilvægt að vera meðvituð um breytingar á lögum og reglum sem kunna að hafa áhrif á félagasamtök.
Skilgreining raunverulegra eigenda
Raunverulegir eigendur eru einstaklingar sem í raun stjórna eða hafa umsjón með félagasamtökum eða öðrum sambærilegum aðilum, jafnvel þó að þeir séu ekki skráðir á opinberan hátt. Samkvæmt lögum, sérstaklega lögum nr. 140/2018 um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverkastarfs, er mikilvægt að skrá raunverulega eigendur, þar sem þetta stuðlar að aukinni gegnsæi og aðgerðum gegn illri starfsemi. Raunverulegir eigendur eru oft þeir sem eiga meira en 25% af eignum félagsins eða hafa áhrif á stjórnunarstefnu þess.
Skrefin við skráningu raunverulegra eigenda
Þegar félagaskráning fer fram, er nauðsynlegt að skrá raunverulega eigendur í samræmi við lög um skráningu félaga. Fyrst þarf að fylla út sérstakan eyðublað sem er aðgengilegt á island.is, þar sem viðkomandi þarf að tilgreina kennitölu, nafn, heimilisfang og hlutdeild sína í félaginu. Eyðublöðin eru rafræn og auðvelt er að skrá sig inn með rafrænum auðkennum eins og eID eða IceKey. Það er einnig mikilvægt að uppfæra skráningu ef einhverjar breytingar verða á raunverulegum eigendum eða þeim skilyrðum sem þeir uppfylla.
Áhrif á skatta og reglugerðir
Raunverulegir eigendur hafa einnig áhrif á hvernig félagasamtök greiða skatta, þar sem skattskyldan getur verið breytileg eftir því hvern raunverulegan eiganda má rekja til. Ef raunverulegir eigendur eru erlendir ríkisborgarar, gæti það haft áhrif á skattaábyrgð félagsins á Íslandi. Þess vegna er mikilvægt að félagasamtök hafi fullnægjandi þekkingu á skattaþjónustu Skatturinn, sem þarf að hafa aðgang að upplýsingum um raunverulega eigendur. Greining á þessum upplýsingum getur einnig hjálpað stjórnendum að leggja fram réttar skýrslur og forðast refsingu vegna skattsvikar.
Vandamál við skráningu og réttindi raunverulegra eigenda
Þrátt fyrir að skráning raunverulegra eigenda sé lögbundin, eru ýmis vandamál sem geta komið upp í þessum ferli. Dæmi um þetta eru þá þátttakendur sem ekki eru reiðubúnir að deila persónuupplýsingum eða eru í óvissu um hverjir þeir raunverulegu eigendur eru. Einnig er hægt að lenda í því að einstaklingar sem hafa haft umsjón með félaginu áður, en eru ekki lengur til staðar, skuli enn vera skráðir. Þess vegna er nauðsynlegt að félagasamtök vinni náið með Þjóðskrá og Skattinum til að tryggja að skráningin sé rétt og fullnægjandi. Þetta getur einnig krafist aðgerða til að leiðrétta skráningu ef upp kemur ágreiningur um eignarhald eða stjórnunarstefnu.
Framkvæmd og skilyrði fyrir félagasamtök
Samkvæmt lögum um félagasamtök eiga öll félagasamtök að veita upplýsingar um raunverulega eigendur, á meðan þau eru skráð í Félagasamtakaskrá. Ef félag ekki uppfyllir skilyrðin um skráningu raunverulegra eigenda getur það leitt til lögbanda aðgerða. Nauðsynlegt er að félagasamtök séu meðvitaðar um skilyrðin sem þarf að uppfylla, eins og að senda inn ársfjórðungslegar skýrslur um fjárhag, ásamt upplýsingum um raunverulega eigendur, til að forðast að lenda í málaferlum eða refsingum.
Áhrif á almannatryggingar og félagslegar þjónustu
Raunverulegir eigendur félagasamtaka geta einnig haft áhrif á aðgengi að almannatryggingum og félagslegum þjónustum. Ef félag er metið sem skattaskjóli eða ef raunverulegir eigendur eru ekki skráðir, getur það haft áhrif á hvernig þjónusta er veitt. Ýmis þjónustufyrirtæki, þar á meðal útlendingastofnun, kunna að krafjast þess að félagasamtök skrái raunverulega eigendur fyrr en þær veita aðgang að þjónustu. Þetta er sérstaklega mikilvægt fyrir erlenda ríkisborgara sem eru að reyna að stofna fyrirtæki á Íslandi. Þeir þurfa að sanna að þeir séu í raunverulegri stjórn á fyrirtækinu til að fá aðgang að ýmsum opinberum þjónustu.
